FORMALIZACJA – KONTYNUACJA

Schemat organizacyjny jest graficznym obrazem, ukazującym poszczególne części organizacji, hierarchiczny układ zależności między nimi oraz przypisujący w sposób najbardziej ogólny (przez nazwanie) konkretne funkcje poszczególnym elementom organizacji. Jest modelem budowy organizacji.

W księdze służb określa się zwykle zakresy działania poszczególnych komórek oraz zadania, uprawnienia i odpowiedzialność stanowisk kierowniczych i samodzielnych. Ustala się również powiązania i zasady współpracy z innymi stanowiskami i częściami organizacji.

Instrukcje są przepisami narzucającymi sposób realizacji celów i zadań przez określenie, na przykład, etapów (faz, czynności), czasu ich trwania, używanych narzędzi i materiałów, cząstkowych i (lub) wyjściowych parametrów technicznych itp.

Istotą formalizowania jest ograniczenie dowolności działań w organizacji przez narzucenie pisemnych standardów, dotyczących tego, co i w jaki sposób ma być wykonane.

– liczba przepisów, określających cele i zadania oraz sposoby ich realizacji,

– stopień szczegółowości tych przepisów,

– stopień ich rygorystyczności, dotkliwości sankcji grożących w przypadku niezastosowania się do przepisów.

Ważne jest osiągnięcie właściwego stopnia sformalizowania poszczególnych części organizacji. Przeformalizowanie, polegające na obowiązywaniu zbyt wielu, zbyt szczegółowych i (lub) zbyt rygorystycznych przepisów, nie pozwala na działanie elastyczne. Niedoformalizowanie (niedostateczny stopień sformalizowania) prowadzi do sytuacji, w której pracownicy mają zbyt dużo swobody w wyborze zadań i sposobów ich realizacji, często dokonują wyborów niewłaściwych z punktu widzenia celów organizacji. W wielu przypadkach błędem są także nadmierne dysproporcje w stopniu sformalizowania różnych sfer działania organizacji.