FORMALIZACJA

– Analiza budowy organizacji pozwala na ustalenie:

– z jakich elementów składa się jej struktura,

– jaka jest wielkość poszczególnych części,

– co jest podstawą (kryterium) organizacyjnego zróżnicowania,

– jak ukształtowano relacje hierarchiczne (nadrzędności – podrzędności) między elementami organizacji.

Każda organizacja jest systemem utworzonym do realizacji określonych celów. Wszystkie komórki i stanowiska muszą być zatem „wyposażone” w takie cele cząstkowe i zadania, których wykonanie doprowadzi do osiągnięcia celów całości. Pojęcie „formalizacja” odnosi się do utrwalenia na piśmie celów i zadań oraz zasad, reguł i wzorców działań (sposobów wykonania zadań), poszczególnych elementów (od poziomu stanowiska) i organizacji jako całości. Formalizując organizację tworzymy wewnętrzne przepisy, które określają:

– a) cele i zadania organizacji, jej jednostek i komórek, stanowisk kierowniczych i wykonawczych,

– b) odpowiadające tym celom i zadaniom zakresy uprawnień i odpowiedzialności,

– c) wzorce (modele) działań, które z założenia powinny prowadzić do realizacji zadań i osiągnięcia celów.

Przepisy zawarte są w różnych dokumentach organizacyjnych: statucie, regulaminach, instrukcjach, planach i procedurach zarządzania wewnętrznego. Dokumentem regulującym kompleksowo porządek w instytucji jest regulamin organizacyjny. Zawiera on najczęściej schemat organizacyjny, księgę służb, podstawowe instrukcje i ramowe procedury oraz inne ważne zarządzenia dyrektora.